הטפסים העיקריים שיהיו בשימוש האמנה:
1. נספח 3 – טופס הבקשה לכל סוגי הנושאים:
ניתן לסמן בטופס הבקשה יותר מגמלה אחת.
מבוטח המבקש יותר מגמלה אחת - ימלא טופס בקשה אחד בצירוף כל המסמכים הנדרשים לכל אחת מהבקשות.
שים לב: בסעיף 6 בטופס לשאלה שם הרשות - ירשם ממשלתית ללא פירוט.
יש לוודא בנוסף שבשום דרך לא יצורף אישור ממעסיק ישראלי לטופס הבקשה, ולא יפורט שם המעסיק הישראלי בארץ .
2. טופס מס' 1-АДВ – בקשה לאיתור מספר הביטוח הסוציאלי ברוסיה (מופיע באתר בתור טופס מספר 9238).
3. נספח 5 – טופס לתביעות בנושאים רפואיים, למילוי ע"י רופא מטפל. נספח זה יש לצרף לנספח 3, והוא מיועד למקרים בהם אין למבוטח מסמכים רפואיים מרוסיה.
4. טופס מס' 9237 – טופס בקשה לאיתור מסמכים מרוסיה.
כיצד ניתן להשיג את הטפסים:
באתר האינטרנט החיצוני: טפסים להורדה - אמנות בינלאומיות.
ברשת הפנימית: מערכת ני"ל: אמנות בינלאומיות - אמנת רוסיה.
מסמכים להגשה עם הטופס:
• תעודה מזהה ישראלית של המבוטח – לצורך הזדהות בלבד, להגשת התביעה על ידי אדם אחר – יש לבקש תעודת מזהה מקורית של המבוטח + ייפוי כח להגשת התביעה.
• מסמכי מקור או העתק עם חותמת מקורית.
• דרכון רוסי או תעודה מזהה רוסית בתוקף – אם אין - במידה וסעיפים 1+ 2 בטופס התביעה מולאו כראוי (כולל פרטי ת.ז או דרכון בתוקף) - אין צורך לצרף צילום של ת.ז או הדרכון.
• תעודת ביטוח סוציאלי (פנסיוני) מרוסיה- אם אין אז יש לצרף את טופס 1-АДВ
• פנקס עבודה (לרוסיה יועבר המקור) מבוטח שאין לו מסמכי עבודה יוכל להגיש את הבקשה (נספח 3) ללא מסמכי עבודה. במקרים כאלו חובה לצרף את טופס הבקשה לאיתור מסמכים (המצורף) כתוב ברוסית וחתום על ידי המבוטח.
• מבוטחים שהחליפו שמות:
- במידה והאישור על שינוי השם הוא ברוסית - להגיש אותו כפי שהוא (אין צורך בחתימה נוטריונית)
- במידה והשם שונה בארץ -לדוגמא: המבוטח החליף את שמו מאיגור ליעקב, יש לצרף אישור ממשרד הפנים מתורגם לרוסית עם חתימת נוטריון על העותק המתורגם
- במידה והשם של המבוטח שונה בשדה התעופה בהגיעו לארץ ואין לו שום מסמך המעיד על שינוי השם - יש לצרף הצהרה (ברוסית) בכתב מהמבוטח המסבירה זאת וכוללת את שמו הקודם ושמו הנוכחי.
- במידה ושינוי שם המשפחה נעשה מנקבה לזכר כנהוג בשפה העברית למשל מסוקולובה שהשתנה לסוקולוב או פודלסקה לפודלסקי - אין צורך לבקש אישור על שינוי שם.
• תעודה מזהה צבאית מרוסיה (אם שירת בצבא הרוסי)
• תעודות לידה מרוסיה של ילדים (עד גיל 3)
• מסמכים על סיום השכלה במוסדות חינוכיים ברוסיה.
• שאר המסמכים הרשומים בצ'ק ליסט המצורף לתביעה.
• פרטי חשבון בנק - המבוטח יכול לציין פרטי חשבון בנק בישראל או ברוסיה.
- מבוטח שבחר חשבון בנק ברוסיה ואושרה לו קצבה, הקצבה תשולם ישירות לחשבון הבנק ברוסיה מהמוסד הסוציאלי הרוסי.
- כאשר חשבון הבנק ברוסיה - אין לנו מידע האם הקצבה משולמת מידי חודש או רבעוני.
- מבחינת התחשבנות עם הגמלאות על גובה ההכנסה - לא חשוב היכן תשלום הקצבה בכל מקרה.
- תהיה התחשבנות בהכנסה מאחר ויהיה לנו המידע שמשולמת לו קצבה ברוסיה.
שים לב - כאשר מבוטח רושם פרטי חשבון בנק רוסי, יש לקבל את הבקשה ולא לאלץ אותו לרשום פרטי חשבון בנק בארץ.
לתובעי קצבת שארים יש להגיש בנוסף:
- מסמך המעיד על הקרבה לנפטר.
- תמצית נתונים ממשרד הפנים הישראלי – מחייב תרגום וחתימה של נוטריון על המסמך.
- תעודת ביטוח סוציאלי של הנפטר.
- מבוטחים שהחליפו שמות:
- במידה והאישור על שינוי השם הוא ברוסית - להגיש אותו כפי שהוא (אין צורך בחתימה נוטריונית)
- במידה והשם שונה בארץ -לדוגמא: המבוטח החליף את שמו מאיגור ליעקב יש לצרף אישור ממשרד הפנים מתורגם לרוסית עם חתימת נוטריון על העותק המתורגם
- במידה והשם של המבוטח שונה בשדה התעופה בהגיעו לארץ ואין לו שום מסמך המעיד על שינוי השם - יש לצרף הצהרה (ברוסית) בכתב מהמבוטח המסבירה זאת וכוללת את שמו הקודם ושמו הנוכחי.
- במידה ושינוי שם המשפחה נעשה מנקבה לזכר כנהוג בשפה העברית למשל מסוקולובה שהשתנה לסוקולוב או פודלסקה לפודלסקי - אין צורך לבקש אישור על שינוי שם.
מסמכים שלא חובה להגיש אך עשויים להשפיע על התוספת לגובה הקצבה ובקביעת הזכאות:
מסמכי עבודה: אישורים על גובה השכר ב- 5 שנים רצופות ברוסיה – חייב להיות מקור בלבד.
במידה ואין למבוטח מסמכי עבודה הוא יוכל להגיש את הבקשה (נספח 3) ללא מסמכי עבודה. במקרים כאלו חובה לצרף את טופס הבקשה לאיתור מסמכים (המצורף) כתוב ברוסית וחתום על ידי המבוטח.
אישורי חיים ואישורי מעמד (עובד/לא עובד)
אחת לרבעון המוסד הרוסי מקבל מאיתנו מידע דיגיטלי לגבי נפטרים. ואחת לשנה, ביולי, מקבל מידע על עיסוקים.
לכן, אין צורך להעביר אישורי חיים למוסד הרוסי בעבור מבוטחים שבמסגרת האמנה.
במידה והמבוטחים הנדרשים על ידי המוסד הרוסי לספק אישורי חיים:
- במידה והם במסגרת האמנה – יש להעביר את פניית המוסד הרוסי לבירור בקשרי חוץ.
- במידה והם לא במסגרת האמנה – יש להפנות את המבוטחים לקונסוליות.